Papierloos gaan is een cruciale fase in de digitale transformatie. Bedrijven profiteren van het verminderen van de afhankelijkheid van papier en het gebruik van digitale media om informatie te delen, aantekeningen te maken, facturen te maken en nog veel meer. Een belangrijke technologie die iedereen helpt bij het digitaliseren van documenten is OCR of Optical Character Recognition.
De OCR-technologie maakt het mogelijk om inhoud van afbeeldingen naar tekst om te zetten, waardoor het digitaliseringsproces eenvoudiger en sneller wordt. De combinatie van OCR en kunstmatige intelligentie automatiseert nu het papierloze werk en automatiseert het digitaliseringsproces.
Wat is OCR-technologie en hoe het werkt?
Optische tekenherkenning zet het tekstbeeld om in een leesbaar en bewerkbaar tekstformaat. Met behulp van een OCR-lezer kunnen we een document, dat een bon, factuur, rapport, etc. kan zijn, in beeldformaat scannen. Er zijn beperkingen aan de OCR-technologie, zoals dat deze de tekst niet naar een bewerkbaar formaat kan converteren. De inhoud van de afbeelding wordt omgezet in platte tekstgegevens.
Het OCR-conversieproces begint met beeldacquisitie, waarbij de scanner een afbeelding ontvangt en deze omzet in binaire gegevens. De scanner classificeert de lichte gebieden als de achtergrond van de afbeelding en de donkere gebieden als tekst.
Vervolgens wordt de afbeelding opgeschoond en eventuele fouten verwijderd om het lezen te verbeteren. De gebruikte schoonmaaktechnieken zijn onder meer:
- Rechtzetten
- ontspikkelen
- Dozen verwijderen
- Scriptherkenning
Vervolgens, met een van de twee toepasselijke algoritmen, Patroonaanpassingen Feature Matching krijgt de afbeelding zijn voorlaatste vorm en inhoud. Patroonmatching omvat het matchen van elk teken (een glyph genoemd) met de winkelglyphs om de afbeelding in de digitale versie opnieuw te genereren.
Rol van OCR bij de digitalisering van documenten
Er blijven nieuwe technologieën en systemen opduiken terwijl we vooruitgang boeken met de digitale transformatie. Er zijn verschillende technologieën nodig om de overgang te maken van een tijd waarin alles op papier werd gedrukt naar een tijdperk waarin papierloze bedrijfsvoering normaal zal worden.
OCR is een van de technologieën die het vervelende proces van handmatige gegevensinvoer en digitalisering kan elimineren. Hier is hoe OCR's helpen het digitaliseringsproces van documenten versnellen:
- Een ingebouwde spellingcontrole markeert alle fouten en twijfels in de afbeelding voordat deze wordt omgezet in een leesbaar formaat. Verschillende programma's hebben verschillende spellingscontrolesystemen en databases; kies degene die snelle foutcorrectie kan vergemakkelijken.
- Het OCR-programma dat het papieren document scant, voert een uitgebreide analyse uit.
- Het kan ook elke zin controleren op spelling met behulp van de functionaliteiten van MS Word. Het zal tegelijkertijd nieuwe en complexe wetenschappelijke termen aan zijn woordenboek toevoegen voor verdere relevantie.
Verderop heeft een OCR-programma een ingebouwd systeem om mediagegevens en informatie te optimaliseren. Het kan de kwaliteit verbeteren door de media te optimaliseren met een hogere helderheid en zichtbaarheid.
Over het algemeen bevinden de zwart-witte lijnafbeeldingen zich in een OCR-programma in de kunstmodus en worden ze opgeslagen in GIF- en PNG-indeling. De zwart-witfoto's worden echter opgeslagen in GIF- of JPEG-indeling en kleurenfoto's worden opgeslagen in JPEG-indeling. Bedrijven moeten de OCR-infrastructuur opzetten om van de voordelen van deze technologie te profiteren.
Voordelen van OCR voor documentdigitalisering
Met het OCR-proces kunnen bedrijven al het papierwerk met betrekking tot hun activiteiten en diensten digitaliseren. Met gedigitaliseerde documenten kunnen bedrijven profiteren van een hogere beveiliging, toegankelijkheid en nauwkeurigheid.
Bespaart ruimte
Op 1 MB schijf kunnen 500 pagina's afgedrukte tekst worden opgeslagen. Als bedrijven stapels papier hebben, stel je dan eens voor hoeveel ruimte ze kunnen besparen door te digitaliseren met OCR.
Hogere veiligheid
Papieren documenten zijn voor iedereen toegankelijk, maar gedigitaliseerde documenten kunnen worden beveiligd met een wachtwoord. Bovendien kunnen we de logbestanden controleren om te weten wie toegang heeft gehad tot een bepaald document.
Toegankelijkheid
Gedigitaliseerde documenten zijn voor iedereen, waar ook ter wereld, toegankelijk. Degenen met toegang kunnen ook zoeken naar de benodigde documenten, aangezien de gedigitaliseerde documenten op een centrale server worden opgeslagen.
Kostenbesparingen
De kosten voor het opslaan, hanteren en bewaren van fysieke documenten zijn hoger dan die voor het digitaliseren ervan. Gedigitaliseerde versies van documenten zullen niet vervagen of rotten. Digitale documenten kunnen echter worden gehackt of zijn vatbaar voor cyberdiefstal, maar daarvoor hebben we wel goede beveiligingsmaatregelen.
Fusie van OCR, Deep Learning en AI in de digitalisering van documenten
Wanneer het wordt geïntegreerd met deep learning-systemen, zal het OCR-proces nog meer momentum krijgen. Mechanismen voor diepgaand leren kunnen helpen om gestructureerde en ongestructureerde gegevens met hogere efficiëntie en nauwkeurigheid uit afbeeldingen te extraheren.
Bovendien kan het het digitaliseringsproces automatiseren, waardoor de kans op fouten wordt verminderd die gepaard gaat met het digitaliseren van elk document door mensen. Er zijn machine learning-tools en -services die we kunnen gebruiken om tekstextractie met hoge snelheden en met meerdere lay-outs te automatiseren.
Binnen deze OCR-programma's bevinden zich nu hulpmiddelen voor beeldherkenning, die het proces van het identificeren en annoteren van de afbeeldingen versnellen.
Al dit werk wordt voltooid via één enkele oplossing, geïntegreerd in de OCR-oplossing, of als een ingebouwde functie.
Conclusie
Optische karakter erkenning (OCR) maakt nieuwe stappen in de branche en vergemakkelijkt een gemakkelijke overgang van fysieke naar digitale documentatie. Omdat er een grote verscheidenheid aan tools beschikbaar is, kunt u degene kiezen die alle kenmerken en functies hebben die u nodig heeft voor eenvoudige digitalisering van documenten.
met Shaip's OCR, mogelijk gemaakt met Machine Learning-services, ontvangt u hoogwaardige gegevens van intelligente tools en diensten. We zetten tekstgegevens om naar een machinaal leesbaar formaat en extraheren er alle informatie uit die u nodig heeft voor een soepel digitaal transformatieproces.
